海外在住大家のハンディを打ち消す「文書の電子化とクラウド化」

アローハ！
ハワイで不動産取引士をしている天方エバンです。

常夏のハワイでは１２月の最高気温の平均は２８度、最低気温の平均は１９度なので、日中は夏模様、でも夜は長袖を羽織りたくなるような涼しさです。ロコ達は寒い寒いと言っていますが、日本人からするととても心地よい気候です。



さて、ハワイに移住して丁度８ヶ月が経ちました。日本の不動産をリモート経営するにあたり移住前に色々と準備したのですが、僕が最も力を入れた点は、「 徹底的な文書の電子化 」です。

日本の不動産業界はまだまだ紙ベースのやり取りが多いですよね。物件に関するあらゆる契約書はもちろんのこと、業者からの月々の請求書、領収書、管理会社からの明細なども全て紙を印刷して郵送されてきます。

これらを全てハワイに送ってもらう訳にはいかないので、僕は取引のある業者、管理会社全てに「 今後は全てPDFをメールしてほしい 」と頼みました。反応はおおむね協力的で、ほとんどの会社が快く引き受けてくれました。

常日頃からパートナー会社さんとの関係づくりに気を配っておくこともこういうお願いをする時に大切だなとつくづく思います。それでも東電の電気代の明細などは融通が聞きませんので完全に郵便物を排除する事は難しいでしょう。

僕はまだ東京に住所があり、定期的に日本に出張しているのでそこに送ってもらい確認しています。しかし完全に引っ越す場合にはレンタル住所などのサービスや実家や親戚の住所に送付先を変更してもらう必要がありますね。

僕も徐々に日本との行き来を減らす予定ですので将来的にはレンタル住所サービスを利用してその会社に郵送物を全てスキャンしてメールしてもらうように頼むのが効率的かなと思っています。

電子化の話にもどりますが、郵送物以外に僕は不動産経営に関するあらゆる契約書、建築図面なども全て電子化しました。これらは静的な情報で変更することはそうそうないですからスキャンして手元に置いておくには向いている情報と言えます。

そう頻繁に参照する事もないのですが、いざ必要になった時にすぐ見れるのと見れないのでは全く違いますので少々時間と費用がかかってもやっておいてよかったなと思っています。
　
製本されている大きな建築図面はキンコースなどのオフィスサービスでスキャンしてメディアにおさめてくれます。裁断、スキャン、再製本を奇麗にしてくれるので一考の価値はあるかと思います。

こうして電子化された書類をノートパソコンなどに物件ごとに整理して保存しておけば、ハワイにいるときに急に日本の管理会社などから問合せが来た場合も、すぐ参照して対応する事が可能です。ノートパソコンに文書ファイルをすべて入れて持ち歩くイメージですよね。



もう一つリモート経営には欠かせない便利なサービスがあります。それは「 クラウドサービス 」です。

ご存知の方も多いと思いますが、クラウドとはベンダーのストーレージに文書をインターネット経由で保存しソフトをインストールしたPC、タブレット、はたまたスマートフォンから情報を参照することが出来るサービスです。

メジャーなところですとDropbox、Evernote、また今ではApple、Google、マイクロソフトなどがフリーのサービスを独自の条件で提供しています。

これを利用すれば例えば手ぶらで日本に行って日本に置いてある端末から情報を参照したり、出先で急な問合せが来た時にiPhoneやiPadで建築図面をひらいて確認したりすることができます。
　
また必要なファイルをクラウドサービスのリンクを貼付けてメールすれば何十メガもある重い添付ファイル付きのメールを相手に送りつける必要もありません。

このように「 ノマド 」的に運営して行くことにより海外にいても無理なく経営して行けることが分かりました。とても便利な時代になりましたよね。

いよいよ２０１２年も終わりです。　来年もハワイの風とともにいろいろなお話をお届けできたらと思っていますのでよろしくお願いします！

Merry Christmas and a Happy New Year!

マハロ
天方エバン